V šifrantu artiklov se nahajajo vsi podatki, ki so neposredno povezani s posameznimi vrstami artiklov (materiali, izdelki - polizdelki - blago, storitve, drobni inventar, embalaža, evidenčni artikli). Izbor se lahko omeji na posamezni artikel, naziv oziroma tip artiklov.

Izbiramo lahko med naslednjimi možnostmi (tipi artiklov):
- vsi artikli (tip *)
- izdelki, polizdelki, blago (tip1)
- materiali (tip 0)
- storitve (tip 4)
- drobni inventar (tip 5)
- evidenčni artikli (tip 6)
- embalaža (tip 3)

Ker je v datoteki veliko število različnih podatkov o posameznem artiklu, so ti razdeljeni v štiri osnovne skupine:
- osnovni podatki
- dodatni podatki
- tehnološki podatki
- predkalkulacija

Poleg teh osnovnih skupin podatkov se sistemsko lahko dodajo nove skupine podatkov (grupe), odvisno od potreb posameznega podjetja.

Osnovni podatki artikla so šifra, naziv, naziv 1, naziv 2, naziv 3, naziv 4, EM (enota mere), klasifikator, tip.

Dodatni podatki so prodajna cena, planska cena, veleprodajna cena, dobaviteljeva cena, dat. prevzema, nova cena, maloprodajna cena, davčna oznaka, predpisana stopnja davka (stopnje se ponudijo glede na nastavitve v sistemskih nastavitvah XDDV_SPL, XDDV_NIZ, XDDV_PAV, XDDV_PNIZ), konto, carinska tarifa, tarifna številka, carinska stopnja, način prodaje, metode vrednotenja, dobaviteljeva šifra, 
dodatni naziv, šifra naročnika, država porekla, izvozno poreklo (vnos po načinu klasifikatorja).

Tehnološki podatki so lastna cena, bar koda, lokacija (primarna), dopustne lokacije nahajanja, minimalna zaloga, maksimalna zaloga, 
signalna zaloga, pretvornik za m2, pretvornik za kg, načrt, dimenzije, kosovnica (nadrejeni artikel), indikator prodajne cene, indikator delovnega naloga in drugi.

S tipko Enter ali miško potrdimo, katere podatke želimo imeti na pregledu. Nabor polj iz izbrane skupine podatkov lahko dodajamo, korigiramo. Izberemo lahko eno vrsto podatkov, več ali vse.

Klasifikator artikla

Klasifikator artikla omogoča poljubno združevanje artiklov in z artikli povezanih pregledov in izpisov. Sistem klasifikatorja se beleži v tabeli Klasifikator artiklov in Struktura za artikle.

Struktura (klasifikatorja) za artikle

Opredeli pomen posameznega znaka ali skupine znakov v strukturi ključa klasifikatorja. Posamezno skupino znakov imenujemo ključ klasifikatorja artikla.  

Razlaga in opis podatkov v datoteki: 
-Koda              : koda za lastnost (SK, KV, DO)
- Polje             : naziv lastnosti (Skupina; Kvaliteta)
- Mesto zač. 1 : mesto, kjer se začne ta skupina v klasifikatorju (1, 3, 4)
- Št. mest 1     : število mest za to lastnost (2, 1, 5)

Klasifikator artiklov

Vsak posamezni ključ zapolnimo z vrednostmi ključa, ki pomensko opredelijo dogovorjeno lastnost ključa.
Vsak ključ naj vsebuje tudi vrednost "neopredeljeno", vrednost "00", kadar za vse pojave šifre artikla ni mogoče enoznačno uporabiti konkretne vrednosti ključa.

Prvi ključ od leve proti desni je ključ za računovodske obdelave, kontiranje dogodkov na podlagi šifre artikla in povezanimi dogodki.

Šifrant Klasifikator artiklov vsebuje definirane klasifikatorje in razlago kaj posamezno mesto v klasifikatorju pomeni. Vnesemo in kontroliramo jih v šifrantu Artikli/Materiali v polju Klasifikator.

Pri pregledu zalog se v spodnjem desnem oknu kažejo lastnosti za artikel, na katerem trenutno stojimo - je modro obarvan. Imate tudi možnost, da kjerkoli v programu v meniju Sistemske nastavitve izberete meni Razlaga klasifikatorja in v oknu se bodo, podobno kot pri pregledu zalog, pokazale lastnosti za šifro artikla, ki je trenutno aktivna, sicer pa moramo vnesti želeno šifro.

Tip se mora se ujemati s tipom artikla/materiala v datoteki artiklov/materialov.

Zgoraj so v oklepaju navedene tri lastnosti. Klasifikator v datoteki artiklov/materialov za nek artikel/material bi bil za te podatke in podatke v datoteki Razčlenitev klasifikatorjev sestavljen takole:
a) 01130101 - kar predstavlja : skupina 01, I.kv., ASTRA LJ.
b) 02230100 - kar predstavlja : skupina 02, II.kv., TEHNOUNION

Šifri 30101 in 30100 morata biti v datoteki Partnerjev.

Izpis podatkov po klasifikatorju

Če uporabljamo izpise po klasifikatorjih, se podatki za artikle ne bodo upoštevali, če ima klasifikator za artikel na mestu, po katerem delamo poizvedbo, prazno polje. To pomeni, da mora biti za posamezen artikel celotno polje klasifikator zapolnjeno oziroma morajo imeti vsi artikli polje klasifikator zapolnjeno do iste dolžine.

Primer: Zanima nas realizacija prodaje po različnih kvalitetah artiklov. Kvaliteta je lastnost, ki je za primer vpisana na 5. mestu v polju "Klasifikator" v datoteki artiklov. Določitveno polje za izbor lastnosti pred izpisom je treba vnesti tako:
- Klasifikator: * (na 5.mesto vnesemo *)
- Cifre : 1234567890123

Izpis bo zajemal podatke vseh prodanih artiklov v obdobju, ki imajo na 5.mestu klasifikatorja vneseno neko kvaliteto. Če je to mesto prazno, izpis ne bo pravilen, ker se prazna lastnost ne upošteva in podatki o teh artiklih ne bodo zajeti na izpisu.

Tuji nazivi artiklov

Poleg osnovne matične datoteke artiklov, je potrebno za module zunanje trgovine (Uvoz, Izvoz) vnesti še podatke za artikle v tujem jeziku. Gre za dve ločeni datoteki, ki sta povezani preko šifre artikla.

Najprej morate vnesti podatke za artikle v slovenskem jeziku v osnovno (matično) datoteko - šifrant Artikli, šele nato lahko vnašate za nek artikel tudi podatke za potrebe zunanje trgovine. Pri tem imate na voljo posebno pomoč v obliki avtomatskega kopiranja podatkov iz matične datoteke in nato preko slovarja avtomatični prevod nazivov. Postopek bo opisan v nadaljevanju.

Če imate nazive artiklov standardizirane oz. uporabne ne glede na tuj jezik, vam tega šifranta ni potrebno vnašati, kajti program sam uporabi "slovenske" standardizirane nazive (kode).

Razlaga in opis podatkov v datoteki tujih nazivov (podatkov o artiklih v tujih jezikih):
- artikel - šifra artikla, ki mora že obstajati v datoteki artiklov
- tuj jezik - kratica za tuj jezik, v katerem bodo vneseni podatki, oziroma v katerem bo napisana faktura: npr. "NEM" za nemško fakturo, "ANG" za fakturo v angleščini...
- naziv - naziv v tujem jeziku (v skladu s kratico - oznako tujega jezika)
- naziv 2 - dopolnitev osnovnega naziva v tujem jeziku
- EM - enota mere v tujem jeziku
- pakirano - opis pakiranja blaga v tujem jeziku

Na podatkih v tujih jezikih lahko izvajate korekture, brisanje, dodajanje, prav tako na podatkih slovarja.

Podatke za artikle v tujih jezikih lahko vnašate posamično, ali pa preko kopiranja in avtomatičnega prevajanja, kar je manj zamudno.

Kopiranje in avtomatično prevajanje

Predlagamo naslednji način dela:

Najprej preko desnega menija Kopiranje artiklov, izvedete kopiranje artiklov glede na tip artikla iz osnovne matične datoteke. Vnosna polja so:
- tuj jezik - kratica tujega jezika
- tip - za katero vrsto artikla želite kopiranje (npr. 1-izdelki)

Kopiranje se izvede vedno za vse artikle, ki ustrezajo pogojem. Nove pozicije v datoteki tujih artiklov imajo po izvedenem kopiranju že vpisano kratico želenega jezika, nazivi pa so še vedno v slovenskem jeziku, zato je potrebno izvesti še prevajanje.

Za prevajanje je najprej potrebno urediti slovar besed, ki naj se avtomatično prevedejo. Datoteko Slovar dobite preko desnega menija s pomočjo tipke <F3> Dodajanje. Vnosna polja so naslednja:
- tuj jezik - kratica tujega jezika
- naziv - beseda v slovenščini
- naziv 2 - isto pomenska beseda ali besedna zveza v tujem jeziku

Ko ste za vse besede določenega jezika vnesli prevode, izvedete preko menija Prevajanje nazivov dejanski prevod za določen tuj jezik na prej kopiranih podatkih o artiklih.

Predlagamo, da sistem preizkusite še pred popolnim vnosom šifranta artiklov (na majhnem številu artiklov). Kopiranje in prevajanje sta zaščitena z geslom, ki ga pozna le odgovorni za šifrant artiklov.