Če poteka nabava ali prodaja z določenim partnerjem po vnaprej dogovorjenih pogodbah, lahko take pogodbe z njenimi pogoji in definiranimi pozicijami vnesete v šifrant pogodb.

Sistem ločuje pogodbe:
- Nabavne
- Prodajne
- Projektne

Pred vstopom v šifrant se odločimo za status pogodb, ki jih želimo pregledovati. Možen izbor je aktivne, neaktivne in vse pogodbe. Pri vnosih pogodbe na dokumente (Vodenje prodaje, Vodenje nabave, Fakturiranje, MBK) je možno izbirati samo med aktivnimi pogodbami.

Pogodbi je možno spreminjati status preko desnega menija Sprememba statusa, avtomatsko pa se spremeni v "N" neaktivno v primeru kopiranja pogodbe v Arhiv. Tudi taki pogodbi lahko spremenimo status nazaj v "A" aktivno.

Glave pogodb

Glave pogodb vsebujejo osnovne podatke o dogovorjenih obveznostih in konstante o plačilnem prometu s tujino.

Pozicije pogodb

Vnosu glav sledi vnos pozicij, ki so vezane na posamezne artikle. Pogodbam je mogoče dopisati poljubno besedilo, ki ga vnesete s pritiskom na tipko z izborom desnega menija Besedilo na pogodbi.

Pogodbe, ki imajo vneseno vezo pogodbe, nimajo lastnih pozicij, pač pa uporabljajo pozicije iz pogodbe za univerzalnega partnerja, ki je vpisan v vezani pogodbi.

Pri vnosu podatkov na naloge in naročila (uporaba pogodb) je vrstni red tak, da program najprej poišče pozicije na pogodbi. Če jih ne najde, prebere parametre iz artiklov. 

Iskanje pozicije na pogodbi poteka na sledeči način:

Program najprej išče artikel v pozicijah pogodbe. V primeru neuspešnega iskanja in polnega polja "veza pogodbe" išče še v pozicijah pogodbe, vpisane v polju veza pogodbe. Omogočeno je še iskanje po šifri artikla, nazivu, načinu prodaje,...

Če je sistemu pogodb - cenikov dodano polje "Način prodaje", v pozicijah pogodb poteka prenos pogojev iz pogodb na pozicije naročila in nalogov na sledeči način:

- Artikel je na pogodbi:

   - če so prodajni pogoji vpisani, potem se izvede prenos iz pozicije pogodbe, drugače iz glave pogodbe,

   - če je cena vpisana, potem se izvede prenos iz pozicije pogodbe, drugače iz artiklov v skladu z vpisom v polje "vrsta cene". Če ni vpisa v polje "vrsta cene", potem privzame VPC.

   - če je v pogodbah vpisan naziv artikla, se prenese na pozicijo

- Artikla ni na pogodbi:

- Za način prodaje artikla se preveri način prodaje v pogodbi. Če na pogodbi obstaja način prodaje, se prenesejo prodajni pogoji ter cena v skladu z vpisom v polje "vrsta cene".

Program je namenjen uvozu cen za artikle, ki so na pogodbi že vneseni. XLS datoteka mora vsebovati artikle, ki so na pogodbi, in cene, ki se bodo prenesle na pozicijo pogodbe. Uvoz cen se bo izvedel za tisti artikel, ki je na pogodbi. Prva vrstica iz XLS datoteke se ne uvozi, zato naj bo prva vrstica namenjena za ime stolpca XLS datoteki.

Lahko sestavite XLS datoteko z več artikli kot so na pogodbi. Program bo ažuriral cene tistih artiklov, ki so na pogodbi. Če bo v XLS datoteki nek artikel naveden dvakrat, se bo na pogodbo prenesla cena zadnjega artikla v seznamu.

Pred uvozom je potrebno označiti pot uvozne datoteke ter črko stolpca šifre artikla ter črko stolpca cene v XLS datoteki.

Uvoz pozicij iz XLS datoteke

Izvajamo v pregledu Prodajne pogodbe – ceniki / desni meni Dodatno\Uvoz pozicij iz XLS datoteke. Program je namenjen uvozu pozicij iz XLS datoteke, ki na pogodbi niso vneseni. Vnesena je le glava pogodbe.

Vnesemo pogodbo na katero bomo uvozili pozicije. Pogodba mora imeti status Aktivna, ter imeti vneseno glavo. V izbornem oknu izberemo želeno pogodbo. Prva vrstica iz XLS datoteke se ne uvozi, zato naj bo prva vrstica namenjena za ime stolpca XLS datoteki.

V glavi, z desnim klikom izberemo Dodatno – Uvoz pozicij iz XLS datoteke

Odpre se nam okno, kjer moramo najprej določiti, kje se uvozna datoteka nahaja. Vnesemo za spodaj določene parametre, podatke oz. kolone, kje se nahajajo v Excel tabeli.

Excel datoteka, ki jo uvažamo, mora biti primerno oblikovana, npr. brez valute pri ceni, samo znesek, brez oblikovanja. Ena od možnosti je tudi, da si Excel predlogo izvozimo, pobrišemo kolone, ki jih ne potrebujemo, ter vnesemo artikle in cene. Primer uvozne tabele:

Po uspešnem uvozu se nam pokaže obvestilo, postopek je zaključen.

Pozicije so uvožene..