Večina zapisov, ki se nahajajo v programskem paketu Spremljanje projektov, nastane s prenosom iz pomožnih knjigovodstev sistema Saop Proizvodnja. V primeru, da vodimo pomožne knjige v drugem sistemu oziroma obstajajo dogodki, ki jih v pomožnih knjigah ne evidentiramo, pa lahko knjižbe vnesemo sami ročno ali jih uvozimo iz Excela.

Vnosna polja v programskem paketu Spremljanje projektov:

Katera polja so odprta v vnosnem nizu je omogočeno nastaviti s strani upravljavca sistema in sicer v sistemskih nastavitvah paketa VP (XPOLJA, XHEDER, XVALIDI). Te nastavitve so zaščitene s pravicami in geslom upravljavca sistema.

Katera polja pa so aktivna glede na izbrani konto pa je omogočeno nastaviti s strani uporabnika programa, tudi v sistemskih nastavitvah paketa VP, zaščiteno s pravico uporabnika. Te nastavitve pa so:

- XSIFDOB - Spisek kontov na katerih se vodijo dobavitelji;
- XSIFKUP - Spisek kontov na katerih se vodijo kupci;
- XSIF_DEL - Konti na katerih se vnašajo zaposlenci in ure;
- XDEL_NAL - Konti na katerih se vodijo delovni nalogi;
- XDEVRAC - Vzporedno vodenje v tuji denarni enoti;
- XPKONTO - Ali se vnašajo protikonta.              

Niz kontov ločimo z znakom vejica. Po spremembi nastavitve ponovno vstopimo v programski paket Spremljanje projektov.        

Polja, ki jih je omogočeno izbrati za vnos: Enoto, projekt, simbol, stroškovno mesto, partnerja, dobavitelja, naročnika blaga, artikel in delavca izberemo iz ustreznih šifrantov.

Konti se pri ročnem vnosu ponudijo le tisti, ki imajo v kontnem načrtu določeno, da se na njih spremljajo projekti in se prenašajo v paket Spremljanje projektov (polje VP=D).

Datum veljave je datum, s katerim bo poslovni dogodek zajet v poročilih.

Poročila zajemajo zneske v poljih breme in dobro. Devizni znesek se vpisuje in preračunava glede na originalni znesek in tečaj.

Številka dokumenta, opis in številka temeljnice se poljubno vnašajo in ni avtomatskega vnosa.

Vnos delovnega naloga, količine, ur (količina opravljenih ur) in cene ure dela (vrednost urne postavke) je mogoč samo za konte, ki so vpisani v ustreznih sistemskih nastavitvah.

Na preglednem oknu knjižb je omogočeno zapise dopolniti dokler so še neknjiženi. Možnosti desnega menija nam omogoča:
- pregled seštevkov knjižb iz preglednega okna,
- izpis temeljnice,
- spremembo izbora podatkov za prikaz,
- brisanje neknjiženih zapisov za izbrani simbol (in enoto),
- uvoz iz Excel datoteke,
- knjiženje za izbrani simbol ali knjiženje vseh zapisov iz preglednega okna.

Možnost desnega menija ali klik na ikono 'Povezave' prikaže pri zapisih, ki imajo vir v pomožnem knjigovodstvu vpogled na podatke dokumenta iz katerih je bila knjižba nastala. 

Uvoz iz Excela

Vir podatkov za vrednostno spremljanje stanja na projektih in stroškovnih mestih so lahko prenosi iz pomožnih knjig, lahko posamezne zapise vnesemo v programskem meniju Vnos in knjiženje. V primeru, da je potrebno vnesti več knjižb oziroma uporabljamo pomožna knjigovodstva v drugem sistemu, pa lahko knjižbe uvozimo v programski paket Spremljanje projektov z uporabo Excel datoteke.

Ob vstopu v meni Vnos in knjiženje izberemo ustrezen status dokumentov (Vsi neknjiženi ali Začasne knjižbe). Izberemo možnost desnega menija - Uvoz iz Excela. Program prikaže okno kjer izberemo simbol iz šifranta simbolov. Vse knjižbe, ki jih bomo uvozili ob posameznem uvozu bodo imele izbran simbol.

Za posamezno polje izberemo ustrezen stolpec v Excel datoteki. V primeru, da posameznega podatka, ki ni ključne narave (konto, datum veljave, znesek, deviza, stroškovno mesto, projekt), ne uvažamo, izberemo stolpec Z, ki ga uvoz izgnorira.

Obvezno je potrebno imeti nameščene ustrezne gonilnike. 

V primeru, da nimamo ustreznega gonilnika, program javi obvestilo: Preverite gonilnik Microsoft Office Access database engine.

Uvoz iz excel-a:

Izbor potrdimo s klikom na gumb Uvozi. Med uvozom podatkov iz datoteke le-ta ne sme biti odprta, zasedena. V datoteki imamo lahko več listov. Programu pokažemo kje imamo datoteko shranjeno in katero datoteko bomo uvažali. 

Po potrditvi datoteke bo program javil morebitne nepravilnosti oziroma izvedel vnos.

V primeru, da imamo vključen način dela v programskem paketu Spremljanje projektov, da se po prenosu knjižbe takoj knjižijo (XTAKOJ=.T.), bodo tudi uvožene knjižbe takoj dobile status knjiženo.

V nasprotnem primeru jih program prikaže na pregledu neknjiženih dokumentov in jih knjižimo z izborom ene od opcij za Knjiženje v desnem meniju.

Uvožene knjižbe dobijo status knjiženo ob vključeni opciji takojšnjega knjiženja.

Priporočila za pripravo Excelove tabele 

Za uspešen uvoz Excelove tabele je nujno, da imajo polja pravo strukturo ter da ima tabela ustrezno verzijo.

Odpremo Excelovo tabelo, označimo celo stran in celice shranimo v tekstovni obliki.

Projekti in stroškovna mesta morajo biti obvezno shranjeni v tekstovni obliki.

Datumska polja: Stolpcem, kjer bodo/so vpisana datumska polja, popravimo format na Datum (Date) - z obliko kot je prikazana na sliki.

Številčna polja: Stolpcem s številčnimi podatki popravimo format na Število (Number) z ustreznim številom decimalnih mest.

Če uvoz najnovejše oblike Excel datoteke ni uspešen, jo shranimo v starejši obliki in ponovimo uvoz.

Izpis temeljnice 

Neknjižene podatke iz pregleda v meniju Vnos in knjiženje lahko izpišemo na več načinov. Izpis je omogočen za vse neknjižene podatke, ne glede na izbrane pogoje (status, izvor, datum).

Temeljnico lahko izpišemo:
- z izborom desnega menija Izpis temeljnice,
- z izborom ikone za tiskanje,
- s klikom na hitro tipko F5.

Brisanje zapisov

Neknjižene ali začasne zapise lahko v primeru nepravilnosti izbrišemo.

Prikazane neknjižene ali začasne zapise lahko brišemo na dva načina:
- z izborom ikone za brisanje brišemo posamezen zapis, na katerega kaže kazalček (je obarvan). Tako izbrisan zapis se fizično izbriše iz tabele.
- z izborom desnega menija Brisanje za simbol, s katerim se pobrišejo vse knjižbe s simbolom in enoto enakima, kot ju ima zapis, na katerega kaže kazalček. Tako izbrisani zapisi se fizično ne izbrišejo iz tabele, pač pa dobijo status B - brisani.

Slika 1 - Desni meni Brisanje za simbol

Program v primeru izbora z opcijo v desnem meniju brisanje za simbol zahteva potrditev brisanja za izbrani simbol in enoto. V primeru, da potrdimo vprašanje z Yes (Da), bo program spremenil status knjižbam na B-brisani.

Pregled brisanih zapisov

Brisane zapise, ki se niso izbrisali iz tabele, je mogoče pregledovati z izborom ustreznega statusa dokumentov ob vstopu v meni Vnos in knjiženje.

Knjiženje zapisov

Desni meni programskega menija Vnos in knjiženje, v programskem paketu Spremljanje projektov, nam omogoča knjiženje zapisov v primeru, da smo na pregledu neknjiženih zapisov. Izbiramo lahko med:
- Knjiženje za simbol (in enoto) - program bo knjižil zapise, ki imajo isti simbol (in enoto) kot ju ima zapis na katerem stoji kazalček programa;
- Knjiženje vseh - program bo knjižil vse zapise iz pregleda.

Dodatno omejitev zapisov katere bomo knjižili omogoča izbor drugega zavihka na programskem oknu, ki se odpre pred knjiženjem. Knjižili se bodo tisti zapisi, ki imajo v stolpcu Potrditev vpisano kljukico.

Postavke, katerih stroškovno mesto je označeno, da se ne spremlja v spremljanju projektov (VP=N), dobijo ob knjiženju status H (skrito) in niso vidne na poročilih. Dokler so še na statusu neknjiženo, se vidijo na poročilih (če izberemo vse temeljnice).

Pregled knjiženih zapisov 

Za pregled knjiženih zapisov v meniju Vnos in knjiženje je na izborni maski potrebno izbrati ustrezen status dokumentov.

Za pregled samo knjiženih zapisov izberite status knjiženi, če želite pregledovati poleg knjiženih tudi neknjižene in začasne knjižbe izberite status Vsi neknj.-knjiženi-začasni (zajeti niso le brisani zapisi). Lahko pa izberete status Vsi (brez začasnih), kjer so zajeti le knjiženi in neknjiženi dokumenti, izločeni pa začasni in brisani zapisi. 

Na pregledu podatkov, ki zajemajo tudi knjižene podatke je v desnem meniju mogoče izbrati le opcije Seštevki, izpis temeljnice in ponoven izbor (vrnitev na izborno masko).

Začasne knjižbe

Podatke je v Spremljanje projektov mogoče vnesti ali uvoziti iz Excela tudi kot začasne postavke (status 4-začasne postavke). To se izvaja v meniju Vnos in knjiženje, ko izberemo status Začasne knjižbe.

Vnosna polja so enaka kot pri rednih knjižbah. Polja za vnos se aktivirajo glede na nastavitve za naročnika.  

Začasne knjižbe so zajete v nekaterih poročilih in sicer pri tistih, ki omogočajo na vstopnem oknu izbor statusa temeljnic: Začasne + Knjiženje ali Vse (Začasne + Neknjižene + Knjižene).

Začasnih knjižb ni mogoče knjižiti. Potrebno jih je pobrisati ali popraviti na novo obdobje, zneske, ko pridejo v spremljanje projektov redna knjižbe, namesto katerih smo prej pripravili začasne knjižbe.