Če poteka nabava ali prodaja z določenim partnerjem po vnaprej dogovorjenih pogodbah, lahko take pogodbe z njenimi pogoji in definiranimi pozicijami vnesemo v šifrant pogodb.

Pred vstopom v šifrant se odločimo za status pogodb, ki jih želimo pregledovati. Možen izbor je aktivne, neaktivne in vse pogodbe.

Pri vnosih pogodbe na dokumente (Vodenje prodaje, Vodenje nabave, Fakturiranje MBK) je možno izbirati samo med aktivnimi pogodbami.

Pogodbi je možno spreminjati status preko menija v desnem kliku miške, avtomatsko pa se spremeni v N - neaktivno v primeru kopiranja pogodbe v Arhiv. Tudi taki pogodbi lahko spremenimo status nazaj v A - aktivno.

Glave pogodb torej vsebujejo osnovne podatke o dogovorjenih obveznostih in konstante o plačilnem prometu s tujino. Vnosu glav sledi vnos pozicij, ki so vezane na posamezne artikle. Pogodbam je mogoče vpisati poljubno besedilo. Pogodbe, ki imajo vneseno vezo pogodbe, nimajo lastnih pozicij, pač pa uporabljajo pozicije iz pogodbe za univerzalnega partnerja, ki je vpisan v vezo pogodbe.

Pri vnosu podatkov na naloge in naročila (uporaba pogodb) je vrstni red tak, da program najprej poišče pozicije na pogodbi, in če jih ne najde prebere parametre iz artiklov.

Iskanje pozicije na pogodbi poteka na sledeči način:
- Najprej se išče v pozicijah pogodbe. V primeru neuspešnega iskanja in polnega polja Veza pogodbe, se išče še v pozicijah pogodbe, vpisane v polju Veza pogodbe.
- Omogočeno je še iskanje po šifri artikla, nazivu, načinu prodaje...

Če je sistemu pogodb - cenikov dodano polje "Način prodaje" v pozicijah pogodb poteka prenos pogojev iz pogodb na pozicije naročila in nalogov na sledeči način:
- Artikel je na pogodbi
    - Če so prodajni pogoji vpisani, se prepiše iz pozicije pogodbe, drugače pa iz glave pogodbe,
    - Če je cena vpisana, se prepiše iz pozicij pogodbe, drugače iz artiklov v skladu z vpisom v polje Vrsta cene. Če ni vpisa v Vrsta cene, pa           se prevzame VPC 
    - Če je v pogodbah vpisan naziv artikla, se prenese na pozicijo.
- Artikla ni na pogodbi
    - Za način prodaje artikla se preveri način prodaje v pogodbi. Če na pogodbi obstaja način prodaje, se prenesejo prodajni pogoji ter cena v        skladu z vpisom v polje Vrsta cene.

Meni Dodatno dobimo v desnem meniju miške:
- Kopiranje pozicij: Naloga omogoča kopiranje ene ali več pozicij iz pogodbe na pogodbo.
- Dodajanje artiklov: Naloga omogoča dodajanje artiklov iz šifranta artiklov na določeno pogodbo.
- Sprememba cen: Naloga omogoča korekture cen na določeni pogodbi.
- Izpis pogodbe-cenika: Naloga omogoča izpis ene ali več pogodb za določenega partnerja, vrednostne in količinske podatke. Izpis je
  vrednostna analiza ene ali več pogodb-zajema dogovorjene količine ter cene in morebitne popuste in rabate.
- Arhiviranje pogodbe-cenika.
- Pregled pogodb za artikel
- Arhiv pogodb

V šifrant Pogodbe - ceniki lahko dodamo tudi podatek o Vrsti obračuna obresti. 

Polje je IND_O, ustrezni valid za vklop polja pa je  - Je_Sql("OBR_TIP_OBR";"IND_O";"OPIS")

Polja, ki jih vidimo, so nastavljiva preko sistemskih nastavitev in so lahko drugačna od prodajnih pogodb.

V primeru, da se promet po izbrani nabavni pogodbi upošteva v slovensko davčno zakonodajo, se polje Zavez. za DDV v EU, pusti prazno.

Pri vnosu podatkov na naloge in naročila program najprej poišče pozicije na pogodbi. Če jih ne najde, prebere parametre iz artiklov.

Skrbništvo nad pogodbo

Nadzor urejanja nabavnih pogodb je omogočen z uporabo sistema Skrbnika pogodbe in Namestnika skrbnika pogodbe. Modul se vključi opcijsko, vklop izvede Seyfor.

Namembnost modula:

- Kadar je pogodba posebnega pomena, potem za vsebino take pogodbe skrbi Skrbnik pogodbe.

- Z vpisom podatka Skrbnik omejite pravico korekture pogodbe na Skrbnika in Namestnika. 

- Modul upošteva tudi redni sistem pravic na pogodbah, v tem primeru predvsem pravico ALL, kar pomeni vpogled vseh pogodb.

- Dodelitev skrbništva se izvede s klicem menija Dodelitev skrbništva pogodbe. 

Program prikaže nabor pogodb za dodelitev skrbništva, pri tem upošteva splošno pravico ALL in že dodeljena skrbništva. Na ta način lahko aktualni skrbnik odjavi skrbništvo ali zamenja namestnika. Skrbništvo se lahko dodeli le na svojo šifro delavca in le za pogodbe brez skrbništva. Namestnika lahko skrbnik zamenja kadarkoli.