Modul Dobavnice (in fakture) omogoča vnos in izpis dobavnice, fakture (če imate možnost sočasnega izpisa fakture v skladišču) in packing liste. Podatki se nahajajo v pregledu, ki ste ga izbrali pred vstopom v modul. Sestavljajo ga polja glav dokumentov.

Postopek vnašanja dobavnic (in faktur) je kot pri večini dokumentov. Več o tehniki vnosa, korekcije ali brisanja dokumenta, ter na koncu knjiženja članku Splošno o meniju Dokumenti.

Posebnost dobavnic in faktur je izpis različnih oblik dokumentov, povezanih z dobavnico in fakturo.

Za določeno dobavnico (in fakturo) lahko izpišemo:
- packing lista (dobavnica za izvoz)
- seznam neodpremljenega blaga je možno izpisati v primeru, da je dobavnica (in faktura) nastala iz dokumenta Nalog za odpremo v paketu Vodenje prodaje
- dobavnica
- faktura

Če ugotovimo, da moramo redni račun izdati kot gotovinski račun, lahko rednemu računu z opcijo desnega menija spremenimo status v Gotovinsko fakturo.

Pred vsakim izpisom fakture se samodejno izvede obračun vnesenih podatkov.

Na fakturo se avtomatično izpišejo poleg ustreznih pozicij še:
- sklicna številka, ki se prenese tudi v Saldakonte kupcev,
- besedilo fakturo, ki ste ga sami vnesli ob vnosu fakture,
- podpisniki fakture iz datoteke Napisi za dokumente; pri opciji vnosa komercialista, se na fakturi izpiše avtomatično ime iz matične datoteke delavcev,
- nespremenljive klavzule (3 vrstice), ki so določene v datoteki Napisi za dokumentih.

Poleg ročnega vnosa dokumenta dobavnica (in faktura), lahko kreiramo dokumente tudi avtomatično iz drugih dokumentov, npr. iz naloga za odpremo v Prodaji ali iz predračuna.

Te in druge aktivnosti v zvezi z Dobavnicami in fakturami se nahajajo v desnem meniju v pregledu. Menijske izbire so organizirane tako, da se samodejno aktivirajo glede na status dokumenta.

Do pregleda pozicij dobavnice in fakture pridemo z dvoklikom na glavo dobavnice in fakture, ali pa preko desnega menija Pregled pozicij. Dostop je možen tudi preko zavihka Povezave na pregledu glav.

ISO kode sledljivosti

ISO kode sledljivost dobavnicam in fakturam dodamo na spodnji način:
1. V MBK modulu odpremo meni dobavnice in fakture, ter vnesemo nov zapis oziroma vnesemo nov zapis preko naloga za odpremo.
2. Kliknemo na želen dokument in kliknemo bližnjico, za dodajanje ISO kod, prikazano spodaj z rdečo.

3. Izberemo uvoz ISO kod iz zaloge, označeno spodaj z rdečim kvadratom. Pri uvozu ISO kod iz zaloge je potrebno, da preden ISO kode shranimo, da ročno dodamo količine iz zaloge na posamezne postavke, ustrezno z razpoložljivo zalogo na posamezni postavki.

Kontirni listi

Kontirni list predstavlja pregled načina knjiženja konkretnega izdanega računa, tako finančno kot materialno. Za uporabo pregleda se uporablja funkcija dbo.FA_KONTIRANJE in izpis MBKKONT_LIST.REP. Pregled in izpis je mogoč v Fakturiranju in MBK. 

Desni meni Nalogi za odpremo

V pregledu neknjiženih dobavnic z desnim menijem izberemo možnost Nalogi za odpremo.

Izborni pogoji: 
- Lokacija: omejitev na konkretno lokacijo, * za vse
- Strm: omejitev na konkretno stroškovno mesto, * za vse
- Naročnik: omejitev na konkretnega partnerja, * za vse
- Plačnik: omejitev na konkretnega partnerja-plačnika za SAK, * za vse
- Konto: omejitev na konkreten konto, * za vse
- Od dog. roka: vnos konkretnega datuma Od, prazno ni omejitve za nazaj
- Do dog. roka: program ponudi tekoči dan + 1 mesec, omejitev na datum Do
- Nalog: omejitev na konkreten nalog, 0 ni omejitve
- Naročilo: omejitev na konkretno naročilo, 0 ni omejitve
- Pozicije: Vse ali Samo za odpremo
- Vrsta naloga: Vsi, Samo za pripravo dobavnic in faktur, Samo za pripravo dobavnic
- Kol. za izdajo: Postavitev količine na neodpremljeno, Postavitev količine na nič

Prikaz prostega limita: 
Prikaži vreme na datum odpreme: Vreme pridobivamo iz spletnega servisa openwebmap, ki zahteva registracijo. V sistemsko nastavitev WEATHERID (VSI-na nivoju podjetja) vpišemo id, ki ga pridobimo ob registraciji. Dokler je sistemska prazna, so opcije za vreme na NZO-ju onemogočene. Na izboru kljukica omogoča pregled stolpca z vremenom na prikazu NZO. Prikaže se vremeza vse zapise, ki imajo predviden datum odpreme v naslednjih 7 dneh. Na desni klik je prikaz Vreme, ki pokaže podrobne informacije o vremenu. 

Ob kliku na Izdelava dobavnice(in fakture) se nam odpre pojavno okno s tremi izbirnimi možnostmi. Iz izbirnega polja lahko izberemo možnost Izdelava novega dokumenta, kar pomeni izdelava nove dobavnice(in fakture) ali Dodajanje na obstoječi dokument, ki pozicije naloga doda na poljuben dokument. Pri izdelavi novega dokumenta se nam izdela nova dobavnica(in faktura). 

Če izberemo možnost Dodajanje na obstoječ dokument se nam ob potrjevanju s tipko Enter pojavi okno, ki nam izpiše vse odprte neknjižene dobavnice(in fakture). Pokažejo se nam le dobavnice(in fakture), ki imajo v glavi dokumenta enake podatke (naročnik in prejemnik blaga, partner, denarna enota, vrsta NZO).  V tem koraku izberemo na kateri dokument bi radi dodali pozicije naloga.

V zadnjem koraku izberemo še drugo lokacijo za pozicije.

Ob uspešni izvedenem dodajanju pozicij na obstoječ dokument, se prikaže obvestilno okno.

Desni meni Uvoz pozicij

Z opcijo je omogočen uvoz pripravljenih pozicij v txt ali excel datoteki. Pred uvozom je obvezno potrebno vnesti glavo izdane fakture z vsemi potrebnimi podatki. 

Kontrole: 
- Program izvaja kontrolo tudi na sistemsko spremenljivko (MBK) XPOG_OBV - Pogodbe - ali obvezen vnos pogodbe na dokument. 
- V primeru vnosa pogodbe/cenika v glavo računa bo program ob uvozu za artikle izvajal kontrolo na podatke v pogodbi/ceniku. 
- Če je v datoteki artikel na lokaciji večkrat naveden, se v log datoteko zapiše že odšteta količina od prejšnje postavke.
- Kontrola je postavljena na prosto, razpoložljivo zalogo. 

Določimo:
- Uvozna datoteka: mesto pripravljene datoteke. V prvi vrstici pripravljene datoteke mora obvezno biti vnesena vrstica z imeni polj.
- Format: Excel, txt z različnimi ločili
- Protilokacija
- Artikel: izbor kolone v datoteki s šifro artikla
- Izd. lokacija: izbor kolone v datoteki za izdajno lokacijo
- Količina: izbor kolone v datoteki za izdajno lokacijo

Po potrditvi se izvajajo naslednje kontrole:
- na obstoj šifre artikla
- na obstoj šifre lokacije
- na razpoložljivo zalogo artikla

Po uvozu program pripravi LOG file z opisanimi napakami:
- Izpuščena vrstica      1 - Lokacija: 48000: obvestilo pomeni, da v šifrantu Lokacije šifra skladišča 48000 ne obstaja, zato se uvoz za to vrstico ne naredi
- Izpuščena vrstica      2 - Artikel: 1111111111111: obvestilo pomeni, da v šifrantu Artikli šifra artikla 1111111111111 ne obstaja, zato se uvoz za to vrstico ne naredi
- Izpuščena vrstica      3 - Količina: 0 - v datoteki je količina 0 in takšnega podatka program ne uvaža.
- Za artikel 3831075924260 na lokaciji ni zaloge. : obvestilo pomeni, da v tabeli, kjer se spremlja zaloga artiklov, ta artikel nima nobenega zapisa na tej lokaciji. Ne pomeni, da je zaloga 0, ampak da sploh ni nikoli bilo nobenega zapisa artikla na lokaciji. Velika verjetnost je, da je napačen ali artikel ali pa lokacija.
- Razpoložljiva zaloga za artikel 9789612710422 na lokaciji 48303 je -3,00. Količina v datoteki je 1,00: obvestilo pomeni, da artikel na lokaciji ima zapise v spremljanju zalog, vendar je trenutna razpoložljiva zaloga 0. V datoteki, iz katere delamo uvoz, je količina 1 kos. 

Uvoz pozicij iz excela za Dobavnico/fakturo se izvaja samo za podatek o količini in ne za vrednosti. Vrednosti program vzame iz artikla. V Saop Proizvodnja je davek izračunan po pozicijah. Zneski so po pozicijah zaokroženi in na koncu sešteti. Davek je izračunan iz davčne osnove na poziciji, pri čemer sta tako rabat kot davek zaokrožena na 2 decimalki, na koncu pa je seštevek davka po pozicijah.

Zaradi zaokroževanja zneskov in davka na 2 decimalki po pozicijah, pride do razlike, če davek izračunamo tako, da vzamemo celotno davčno osnovo (seštevek vseh pozicij) in iz nje izračunamo davek. Obračun je matematično pravilen.

Takšen obračun nam omogoča:
- Da imate po pozicijah lahko različne davčne stopnje (splošno, nižjo ali oproščen promet).
- Zneski, ki so obračunani po pozicijah služijo za analitično knjigovodstvo in so osnova za prenos v GK in v SAK.
- Zneski na pozicijah so direktno kontirani (gredo na konto davka in konto realizacije).

Pojasnilo FURS, št. 4230-48/2007, 29. 1. 2007

Zakon o uvedbi eura (Uradni list RS, št. 114/2006; v nadaljevanju: ZUE), o zaokroževanju govori v 19. členu. Prvi odstavek pravi, da se z dnem uvedbe eura prodajne cene za blago in storitve preračunajo na najmanj tri decimalna mesta in zaokrožijo ter izkazujejo na ne manj kot dve decimalni mesti. Tretji odstavek tega člena pa, da se morajo zneski vmesnih operacij zaokrožiti na najmanj toliko decimalnih mest, kolikor jih ima cena, iz katere je vmesna operacija pridobljena. Pri tem se za vmesne operacije štejejo operacije, pri katerih takojšnji cilj operacije ni plačilo ali knjiženje kot končni obračun ustreznega denarnega zneska.

Razlike se lahko zmanjša, z večjim številkom decimalk za polje cena (4 decimalke), potem se lahko računa davek na 3 decimalke, razlika se prikaže v izravnavi na koncu fakture.