V okviru tega menija so zbrani vsi postopki, s katerimi v sistem vnašamo podatke o finančnih fakturah, bremepisih, dobropisih in internih fakturah.

Preko menija Fakture izvajamo pregled računov. Pred vstopom v meni lahko omejimo pregled s izborom podatkov npr. Vrsta fakture, Partner itd.

Izborni pogoji so naslednji:
- Št. dokumenta: možnost omejitve na konkretno številko izdanega računa. Iskanje se izvaja za dokumente, izpisane s potrditvijo. V primeru vpisa konkretne številke se ustrezno odprejo/zaprejo ostali izborni pogoji na maski.
- Enota: izbor konkretne enote iz šifranta Enote.
- Vrsta fa.: račun je lahko tipa dobropisa, bremepisa, interni račun in redni račun.

- neknjiženimi,
- knjiženimi,
- brisanimi računi.

Po potrditvi izbranih pogojev se izvede predogled podatkov, kjer izvajamo vnos, popravljanje, izpise in knjiženja izdanih računov.
Vnos novega partnerja na glavi računa: Preko bližnjice za hitro pomoč lahko dodamo novega partnerja.

Pri vnosu in korekturah se partner obarva glede na vpisano šifro tipa partnerja:
- 0 - zunanji partner
- 1 - interni partner
- 2 - povezani partner

Pregled neknjiženih računov

Neknjiženi računi imajo različne statuse, ki so prikazani s sliko v stolpcu Izp. Zelena kljukica v tem stolpcu pomeni, da je bil račun že izpisan s potrditvijo in je pripravljen za knjiženje. Račun, ki kljukice nima, pa je pred knjiženjem potrebno še izpisati s potrditvijo. 

V stolpcu R je slika, ki prikazuje, na kakšen način s partnerjem izmenjujemo dokumente:

- če gre za pošiljanje po pošti in ni izmenjave datotek v XML obliki, je pred dokumentom znak

- če se partnerju pošiljajo eRačuni po elektronski pošt, je pred dokumentom znak 

- če se partnerju pošiljajo eRačuni preko banke, je pred dokumentom znak 

- če je partner proračunski uporabnik, ki mora obvezno prejemati eRačune, je pred dokumentom znak 

V pregledu neknjiženih računov imamo preko ikon naslednje osnovne možnosti:
- vnesti račun (tipka <F3>) - gumb Vnos
- vneseni račun popraviti (tipka <F7>),
- ga brisati (tipka <F2>), 
- dodati pozicije (tipka <F3>), 
- in izpisati posamezne račune (tipka <F5>).

Preko desnega menija na pregledu računov dostopamo do vseh nalog, ki jih izvajamo z dokumentom - računom. Pri tem je nekatere naloge možno izvajati samo na še ne knjiženih računih, druge pa na knjiženih dokumentih.

Postopek izdelave računa

Na pregledu neknjiženih računov z ikono Vnos ali F3-dodajanje vnesemo glavo računa. Po vnosu glave računa se nam odpre okno za vpis Besedila na računu (davčne klavzule in razne opombe...).

Za tem se nam odpre okno za vnos pozicij. Vnesemo toliko pozicij kolikor jih želimo zaračunati. Na isti račun lahko vnesemo tako storitvene artikle kot blagovne. Po shranitvi zadnjega vnesenega artikla imamo na pregledu glave in pozicije (odvisno je od nastavitve programa).

Vneseni račun lahko izpišemo s gumbom Tiskalnik. V kolikor opazimo, da smo vnesli nepravilne podatke, jih lahko popravimo tako na glavi dokumenta kot na pozicijah dokumenta preko gumba Korekture. Nato ponovno izpišemo račun. Ko je račun pravilen, ga s postopkom dostopnim preko desnega menija knjižimo. S tem onemogočimo korekture računa. Knjižene račune pregledujemo v pregledu knjiženih računov, kjer jih lahko ponovno izpišemo.

Iz knjiženega računa lahko izdelamo nov dokument Storno fakturo ali obstoječega kopiramo v nov račun.

Pri vseh uporabnikih je postopek vnosa enak, razlikujejo pa se vnosna polja in kontrole vnosa podatkov v posamezna polja glede na zahteve posameznega uporabnika. Več o vnosu računa si preberite v poglavju Vnos računov.

Paket fakturiranje omogoča tudi izvozno fakturiranje in izpise dokumentov v tujem jeziku.

Pogoj za to so tudi ustrezno izpolnjeni šifranti, kot so 'tečajna lista', paritete v šifrantu 'Transakcije', 'Način plačila' ali pred-pripravljeni 'Napisi na dokumentih'.

S sistemsko spremenljivko XPDFDOK - Dokumenti za katere se naredi in shrani PDF (možna trenutna vrednost je Fa-fakture) je mogoče vsak dokument oziroma izpis fakture s potrditvijo izpisati tudi v obliki pdf datoteke. Dokument se shrani tudi v tabelo MBK_FA_GL (polje FILE1). V primeru, da se faktura izpiše s potrditvijo večkrat, se shrani zadnja različica izpisa (prejšnja se povozi). 

 Slika: Shranitev izpisa v PDF in posebna ikona za pregled

Ponoven izpis knjiženih dokumentov ne izvede kreiranja in shranitve PDF datoteke, razen z določitvijo posebne opcije ob izpisu, za katero mora imeti uporabnik posebno pravico.