Novo temeljnico vnesemo na izboru temeljnic s potrditvijo vrstice z nazivom Nova temeljnica v meniju Vnos in knjiženje.
Vrstica Nova temeljnica je aktivna samo na izboru Temeljnice uporabnika MIT_XY.

Po potrditvi izbora z gumbom "V redu" ali z dvojnim klikom na Nova temeljnica program takoj odpre vnos nove temeljnice. 

Program dodeli številko temeljnice šele po shranitvi prve postavke na ročni temeljnici. 

Pojasnilo posameznih polj za vnos: 

KONTO:               poljuben konto iz šifranta Kontni plan
SKLIC 2:              sklicevalna številka; če vpišemo pravilno sklicevalno številko (postavka ima v Saldakontih saldo), bo program z 
                            vzpostavljeno povezavo na Saldakonte avtomatsko izpolnil preostala polja na vnosu: Breme ali Dobro, Stroškovno mesto 
                            in šifro partnerja. Če je sklic prazen in če je znesek na strani računa (glede na polje SA v kontnem planu - kupec,                                             dobavitelj), se bo v saldakonte v polje Sklic vpisal oz. avtomatsko določil sklic sestavljen iz konta knjižbe in zaporedno                                     številko knjižbe v glavni knjigi (primer 285000-33362).
SIMBOL:              šifra izbranega simbola iz šifranta Simboli
DAT. VELJAVE:    bilančni datum, datum nastanka poslovnega dogodka
DAVČNI DAT.:      datum za davčne podatke
BREME:                znesek knjižbe v breme (debet)
DOBRO:               znesek knjižbe v dobro (kredit)
BREME (dev):       devizni znesek v breme. Polje se odpre v primeru, da smo definirali konto, ki je naveden v spremenljivki XKDEVRAC -                                      Spisek kontov za devizne zneske (devizni račun..).
DOBRO (dev):      devizni znesek v dobro. Polje se odpre v primeru, da smo definirali konto, ki je naveden v spremenljivki XKDEVRAC -                                        Spisek kontov za devizne zneske (devizni račun..).
TEČAJ za 1:        polje se odpre v primeru, da smo definirali konto, ki je naveden v spremenljivki XKDEVRAC - Spisek kontov za devizne                                    zneske (devizni račun..). Vrednost tečaja se prepiše po potrditvi datuma veljave iz tečajne liste v šifrantu Tečaji.
ŠT. DOK.:             številka dokumenta, na primer številka bančnega izpiska
PROTIKONTO:    vnos protikonta ni obvezen, je samo informativen podatek. Vzpostavljena je Pomoč na šifrant  Kontni plan
OPIS:                   poljuben opis knjižbe, ki jo vnašamo
OPOMBE:             vnos poljubnih opomb na knjižbo
STR. MESTO:      vnos šifre stroškovnega mesta. Podatek je na knjižbi temeljnice obvezen v primeru, ko vnesemo konto, ki je v                                                     šifrantu Kontni plan označen, da se vodi po stroškovnim mestih (polje Vnos str. m.)
KLJUČ:                 šifra delilnega ključa, ki smo ga pred tem vnesli v šifrant razdelilnih ključev. Delitev na zapise se izvede ob shranitvi - samo                               po vnosu. Po shranitvi zapisa na korekturah se delitev ne izvede.
PROJEKT:            vnos šifre projekta. Podatek je na knjižbi temeljnice obvezen v primeru, ko vnesemo konto, ki je v šifrantu Kontni plan                                       označen, da se vodi po projektih (polje Vodenje proj.)
PARTNER:           vnos šifre partnerja. Vzpostavljena je povezava oz. pomoč na šifrant Partnerji. Polje je obvezno za vnos v primeru, da smo                               na knjižbi vpisali konto, ki je v šifrantu Kontni plan označen, da se vodi saldakontno (polje Saldakonti ima vpisano vrednost                               K-kupec ali D-dobavitelj)
VALUTA:              vnos datuma za plačilo; v primeru, da smo vpisali saldakontni konto, ki ima v šifrantu Kontni plan označeno, da gre za                                      dobavitelja, znesek pa imamo naveden v polju dobro, program postavko jemlje kot račun in zahteva vnos datuma valute. 
OBR. OBRESTI:    vnos datuma za pričetek obračuna obresti, po navadi je enak datumu Valuta; v primeru, da smo vpisali saldakontni                                           konto, ki ima v šifrantu šifrantu Kontni plan označen, da gre za D-dobavitelja, znesek pa imamo naveden v polju Dobro,                                   program postavko jemlje kot račun in zahteva vnos datuma obračuna obresti. 
PREDRAČUN:       vnos številka predračuna. Na podlagi vpisane številke bo uporabnik lahko v Saldakontih pripravil Avtomatske preknjižbe 
                               in zaprl konto obveznosti / terjatve s prejetim / danim avansom. 

Temeljnica mora biti obvezno saldirana. Če vnašamo temeljnico z različnimi datumi veljave, mora biti temeljnica saldirana znotraj meseca.

Po izvedenem vnosu vseh postavk lahko z desnim menijem izvedemo Knjiženje temeljnice. V primeru, da prekinemo vnos temeljnice in da temeljnica ostaja nesaldirana, program javi obvestilo. 

V desnem meniju pregleda temeljnic se nahajajo opcije, ki se avtomatično vklapljajo in izklapljajo glede na izbor uporabnika.

Postavke na izbrani temeljnici

Po potrditvi izbora na vnosnem oknu podatke dobimo na predogled postavke izbrane temeljnice. Glede na to, kakšen pregled temeljnic smo izbrali, lahko izvajamo naslednje postopke:

Temeljnice uporabnika MIT_MILENA
Na pregledu vidimo temeljnico, ki smo jo izbrali za uporabnika MILENA. Uporabnik lahko temeljnico izpiše, spremeni za celotno temeljnico datum veljave, davčni datum ali simbol, temeljnico briše ali nanjo dodaja nove postavke in temeljnico knjiži. Uporabnik lahko takšno temeljnico obdeluje brez omejitev.

Dokumenti vseh uporabnikov
Na pregledu vidimo postavke na temeljnici, ki jo je kreiral drug uporabnik. Temeljnico, katere lastnik je drug uporabnik, lahko samo pregledujemo in izpišemo. Nanjo ne moremo dodajati postavk niti postavk brisati ali popravljati. Lahko prevzamemo lastništvo nad temeljnico, pri čemer se spremeni uporabniško ime na temeljnici. S tem si omogočimo izvajanje dopolnitev postavk temeljnice.

Prenešeni dokumenti iz drugih paketov
Na pregledu vidimo postavke temeljnice, ki je bila kreirane v pomožnih programskih paketih. Temeljnico lahko izpišemo in  knjižimo. Nanjo ne moremo dodajati postavk niti postavk brisati ali popravljati. 

Vsi dokumenti
Na pregledu vidimo postavke konkretne temeljnice, ki smo jo izbrali na pogovornem oknu. Ker smo izbrali pregled vseh dokumentov, nimamo možnosti brisati, popravljati ali spreminjati postavk na temeljnici. Lahko pa temeljnico pregledujemo in izpišemo. 

Menjava

Za izbrano temeljnico lahko zamenjamo datum veljave, davčni datum, simbol in številko dokumenta. Opcija v desnem meniju je aktivna samo, če smo izbrali pregled temeljnice, ki smo jo vnesli sami. V vseh drugih primerih je opcija neaktivna.

Po izboru opcije za spremembo program odpre posebno okno, kjer uporabnik definira nove vrednosti za temeljnico. Sprememba podatka na novo vrednost se izvede na vseh postavkah temeljnice naenkrat.

Pri vpisu in potrditvi novega datuma veljave je vzpostavljena kontrola na maksimalno obdobje knjiženja, ki je nastavljivo v meniju Ostalo - Nastavitev obdobja knjiženja.

Davčni datum je vezan na sistemsko spremenljivko XDATDAV - zaključeno davčno obdobje za cel sistem. Sprememba davčnega datuma se lahko izvede samo v obdobje, ki še ni zaključeno.

Pri spremembi simbola lahko izberemo kateri koli simbol iz šifranta Simboli.

Pri spremembi Številke dokumenta se vsem poskavkam temeljnice zamenja obstoječa vrednost z vpisano na okno z6a menjavo. 

Menjava se naredi samo na postavkah temeljnice, ki imajo status 1. Na Brisanih postavkah se podatek ne spremeni. 

Prevzem temeljnice

Prevzem lastništva nad temeljnicami drugih uporabnikov:

Opcija je aktivna v primeru, da se nahajamo na pregledu Temeljnice drugih uporabnikov. Temeljnico je izdelal drug uporabnik programskega paketa Glavna knjiga, zapisano je njegovo uporabniško ime. S prevzemom lastništva se spremeni prejšnje uporabniško ime na naše ime. Temeljnica izgine iz pregleda Temeljnic drugih uporabnikov in se nahaja med Temeljnicami uporabnika MIT_MILENA.

Prevzem lastništva prenesene temeljnice iz pomožnih knjigovodstev

V primeru, da želimo prevzeti temeljnico, ki je bila kreirana v pomožnih paketih, izberemo opcijo Prevzem temeljnice (ARHIV).
Številka temeljnice se bo ohranila.

Postavke na temeljnici, ki so bile kreirane v pomožni knjigi, dobijo status B-brisano oz. arhivirano, istočasno pa se identične postavke kopirajo. Kopirane postavke imajo vpisan paket GK in uporabniško ime delavca, ki je prevzem izvedel.

Med "ročne" lahko prenesemo samo tiste temeljnice, katerih paket je vpisan v sistemsko spremenljivko XKO_TE_POM. Pred vklopom sistemske spremenljivke se moramo prepričati, da se naročnik pisno strinja s posledico, da z vklopitvijo te spremenljivke ne bo omogočen vpogled v pomožna knjigovodstva. Sledljivost s tem ni več zagotovljena. 

Primer temeljnice 12-00480

Slika 7- Prenesene postavke iz pomožne knjige MBK

Na ta način vemo, da je bila temeljnica nekoč prenesena iz pomožnega programskega paketa, spremenil pa jo je nek konkreten uporabnik. Temeljnica se nahaja med temeljnicami uporabnika MIT_MILENA. Postavke so sedaj enake ročno vnesenim knjižbam. Na to temeljnico lahko sedaj dodamo nove knjižbe.

Izvedemo vstop na temeljnico z opcijo V redu, kjer z ikono Dodaj ali F3 izvedemo dodajanje novih knjižb.

Temeljnici smo dodali dve novi postavki. V primeru, da vnesemo saldakontni konto, se bo nova postavka na temeljnici 12-00480 prenesla v saldakonte. Enako velja za Projekte.

Temeljnico knjižimo. Postavke s statusom B- brisano nimamo možnost pregledovati preko programa, so evidentirane kot arhivske postavke.

Knjiženje temeljnice

Z opcijo izvedemo knjiženje konkretne temeljnice, na kateri se trenutno nahajamo.

Knjiženje vseh temeljnic

Z opcijo izvedemo knjiženje vseh temeljnic, ki so prikazane na konkretnem izboru.

Izpis temeljnice

Z opcijo izvedemo izpis temeljnice, na kateri se trenutno nahajamo.

Program v desnem meniju omogoča dva različna izpisa temeljnice:

- Izpis temeljnice

- Izpis temeljnice po kontih

Izpis vseh temeljnic

Z opcijo izpišemo vse temeljnice (eno za drugo), ki so prikazane na konkretnem izboru.

Brisanje temeljnice

Opcija v desnem meniju omogoča brisanje vseh postavk ene temeljnice naenkrat. Na ta način brisana temeljnica dobi status B - brisana in lahko jo izpišemo na pregledu menija Vnos in knjiženje pod izborom Brisane temeljnice.

Izbor je možen samo, če smo izbrali pregled temeljnice, ki je v lasti uporabnika. V vseh drugih primerih je opcija neaktivna.

Številke temeljnice ni mogoče ponovno uporabiti za novo temeljnico, saj dobijo postavke na temeljnici status B- brisano.

Brisanje posameznih postavk pa lahko izvedemo preko posebne ikone za brisanje.

Promet kontov temeljnice

Pri vnosu, korekturah ali na predogledu nove temeljnice je vzpostavljena možnost tekočega spremljanja stanja konto kartice. Brez preklopa med meniji lahko uporabnik ali na vnosu za trenutni konto ali pa po vnosu na samem pregledu preveri vnesene postavke kontov temeljnice z že knjiženim prometom. 

- Vnos nove temeljnice  

Na desni strani ekrana za vnos naredimo desni klik in izberemo opcijo Promet kontov temeljnice. Odpre se posebno okno, v katerem je prikazano:
- skupaj seštevek konta otvoritve
- skupaj seštevek konta vnosa na knjiženih temeljnicah
- skupaj seštevek konta vnosa na neknjiženih temeljnicah
- skupaj seštevek konta vnosa na začasnih temeljnicah temeljnicah
- seštevek za Ta vnos še ni viden, ker vneseni znesek še ni shranjen. Ta postavka ima znesek viden na Korekturah 
- Skupaj za obdobje: program vedno vzame obdobje od otvoritve do datuma na vnosu temeljnice

Okno zapremo z desnim klikom na enak način, kot smo ga odprli. 

- Pregled vnosov za temeljnico

Primer: Vnos temeljnice 17-00262: na pregledu lahko preko posebne ikone preverimo neknjižene postavke temeljnice v poročilu. 

Polja na pregledu:
- Konto: kaže samo tiste konte, ki so trenutno vneseni na temeljnici
- Datum od= datum zaključenega obdobja, datum do je datum veljave na temeljnici.

Vključeno je knjiženo stanje na kontih + vnos neknjižene temeljnice, omejitev samo na to temeljnico. 

Kolone: Konto, Otv. breme, Otv. dobro, V breme do, V dobro do, V breme obd., V dobro obd., Skupaj breme, Skupaj dobro, Saldo, Naziv konta. 

Enak pregled se pokaže z opcijo dodatnega menija (deni klik):