Stroške, ki smo jih v pomožnih knjigovodstvih knjižili na splošno stroškovno mesto ali splošni projekt, delimo na stroškovne nosilce z uporabo delitvenih ključev. To naredimo z uporabo pomočnika delitve v modulu Dokumenti / Delitev stroškov.

V šifrantu Razdelitveni ključi vnesemo ali uvozimo iz Excel datoteke dogovorjene razdelitvene ključe za delitev splošnih stroškovnih mest, projektov.

Delitev stroškov izvajamo s preknjižbami iz splošnega stroškovnega mesta na skupino stroškovnih mest ali splošnega projekta na več projektov.

Ob vstopu v programski meni Dokumenti / Delitev stroškov po ključih določimo pogoje, za katere bomo izvajali delitev.

Možnost omejitev:

- Enota - Šifra enote iz datoteke Enote (*=vse enote); 

- Projekt - Šifra projekta iz datoteke Projekti (*=vsi projekti);

- Od/Do stroškovnega mesta - Šifra stroškovnega mesta, od/do vključno katerega se pripravijo podatki. * in ? nista dovoljena;

- Od/Do konta - Šifra konta, od/do vključno katerega se pripravijo podatki. * in ? nista dovoljena;

- Od dne - Datumsko obdobje od - do. Upošteva se datum veljave od vpisanega datuma do vključno drugega vpisanega datuma.

- Nivo delitve - Izbor nivoja kontov za pregled (po analitičnih kontih, po sintetičnih kontih, po skupinah, po razredih).

Po potrditvi omejitvenih pogojev program prikaže podatke na pregled. V desnem meniju lahko izberemo različne delitve.

Delitev po stroškovnih mestih

Delitev po stroškovnih mestih uporabljamo kadar ne spremljamo stroškov po projektih ali kadar razdelitev splošnih stroškovnih mest ne poteka po enakem ključu kot razdelitev splošnih projektov.

Ključ za delitev splošnih stroškovnih mest izberemo iz šifranta Razdelitveni ključi - stroškovna mesta.

Ob izboru delitve se pokaže programsko okno, ki omogoča, da ob delitvi spremenimo novim knjižbam konto, kar naredimo z v rubriki Prekontacija.

Izberemo simbol novih knjižb. Datum veljave novih knjižb je odvisen od nastavitve v polju Datum DO in se prikaže v polju Dat. veljave. Določimo ga ob vstopu v meni Delitev stroškov.

Delimo lahko samo eno knjižbo - tisti, na kateri stoji program. To naredimo z izborom možnosti "Trenutni zapis (prenos ene knjižbe)". Z izborom možnosti "Vsi zapisi (vsi zapisi na izbranem pregledu)" pa se bodo po izbranih pogojih razdelile vse knjižbe iz pregleda.

Nove zapise lahko knjižimo na nasprotno stran zapisa, ki ga delimo. To naredimo z izborom možnosti "Knjižba prometa". Če želimo, da je novi zapis na isti strani kot originalni zapis, ki ga delimo, a z obratnim predznakom, pa izberemo možnost "Storno knjižba".

Novo nastale knjižbe delitve vidimo v meniju Vnos in knjiženje - status neknjiženo. Knjižbe preverimo in jih knjižimo oziroma popravimo ali brišemo, če je prišlo do napake.

Če pa pri prenosu izberemo opcijo Takojšnje knjiženje, dobijo knjižbe takoj status knjiženo in jih lahko pregledujemo v meniju Poročila.

Delitev po projektih

Delitev po projektih se uporablja kadar razdelitev splošnih stroškovnih mest ne poteka po enakem ključu kot razdelitev splošnih projektov.

Ključ za delitev splošnih stroškovnih mest izberemo iz šifranta Razdelitveni ključi projektov, ki se nahaja v okviru šifranta Razdelitveni ključi.

Ob izboru delitve se pokaže programsko okno, ki omogoča, da ob delitvi spremenimo novim knjižbam konto, kar naredimo z v rubriki Prekontacija.

Izberemo simbol novih knjižb. Datum veljave novih knjižb je odvisen od nastavitve v polju Datum DO in se prikaže v polju Dat. veljave. Določimo ga ob vstopu v meni Delitev stroškov.

Delimo lahko samo eno knjižbo - tisti, na kateri stoji program. To naredimo z izborom možnosti "Trenutni zapis (prenos ene knjižbe)". Z izborom možnosti "Vsi zapisi (vsi zapisi na izbranem pregledu)" pa se bodo po izbranih pogojih razdelile vse knjižbe iz pregleda.

Nove zapise lahko knjižimo na nasprotno stran zapisa, ki ga delimo. To naredimo z izborom možnosti "Knjižba prometa". Če želimo, da je novi zapis na isti strani kot originalni zapis, ki ga delimo, a z obratnim predznakom, pa izberemo možnost "Storno knjižba".

Ob izboru delitve po projektih se pokaže okno z izbornimi pogoji in podatki za nove vknjižbe (izbrana je Knjižba prometa).

Slika 4 - Pogovorno okno za izbor delilnega ključa in podatki za nove knjižbe delitve po projektih

Novo nastale knjižbe delitve vidimo v meniju Vnos in knjiženje - status neknjiženo. Knjižbe preverimo in jih knjižimo oziroma popravimo ali brišemo, če je prišlo do napake.

Če pa pri prenosu izberemo opcijo Takojšnje knjiženje, dobijo knjižbe takoj status knjiženo in jih lahko pregledujemo v meniju Poročila. 

Delitev po projektih in stroškovnih mestih

Delitev nerazporejenih stroškov iz splošnega projekta na več projektov in iz splošnega stroškovnega mesta na več konkretnih stroškovnih mest, lahko izvedemo z uporabo procedure za delitev po ključih.

V šifrantu Projektov in Stroškovnih mest moramo označiti kateri projekti in stroškovna mesta so splošna (Tip=S). Lahko na posamezno stroškovno mesto ali projekt označimo tudi fiksni faktor, ki mu pripada pri razdelitvi stroškov.

Postopek delitve:

Na vstopnem oknu določimo omejitvene pogoje in naštejemo konta, ki jih želimo deliti - lahko skupine, sintetične konte, ki jih ločimo z vejico.

Program prikaže podatke na predogled. Izberemo desni meni Delitev po projektih in str.mestih, s katerim izvedemo delitev.

Delilnik - Izbor ključa iz šifranta Razdelitveni ključi - projekti;
Kontiranje - Šifra iz datoteke Konta za prekontacijo ob delitvi stroškov, ki določa na kateri konto se bodo ob delitvi stroškov zapisali izračunani zneski;
Simbol - Simbol nove preknjižbe iz datoteke Simboli;
Datum veljave - Datum veljave nove preknjižbe (prednastavi se datum iz vstopnega okna Do dne:);
Konto storna - konto, ki ga bodo imele nove knjižbe v storno. Če pustimo polje prazno, se konto ne spremeni;
Konto breme - konto za nove knjižbe prometa. Če pustimo polje prazno, se konto ne spremeni;
Trenutni zapis - Deli se le znesek trenutne knjižbe, na katerega kaže kazalček (zapis je obarvan);
Vsi zapisi - Delijo se zneski vseh postavk, ki so se pripravile glede na postavljene pogoje na vhodni maski;
Knjižba prometa  - Preknjižba osnovne postavke se pripravi na nasprotno stran (če je osnovna knjižba v Breme, se njena protiknjižba pripravi v Dobro);
Storno knjižba - Preknjižba osnovne postavke se pripravi na isto stran s predznakom minus (če je osnovna knjižba v Breme, se njena protiknjižba pripravi v Breme minus).

Novo nastale knjižbe pregledamo in knjižimo v meniju Dokumenti - Vnos in knjiženje - status neknjiženo.