Pogoj za vnos nove relacije je ustrezno dodeljena pravica uporabniku.

Če na primer večkrat mesečno naredimo isto relacijo, nam je takšno relacijo smiselno vnesti v šifrant. Program nam bo tako avtomatsko ponudil naziv in kilometre za takšno fiksno relacijo. Če pa v podjetju nimamo konkretnih fiksnih relacij, je pa najbolje imeti definirano neko splošno šifro relacije z navedenim okvirnim območjem, in številom kilometrov 0, da sami potem vnesemo dejansko prevožene kilometre in nam program ne ponudi definiranih kilometrov.

Pri vnosu nove relacije mora uporabnik definirati:

• Šifro relacije: šifra je lahko v obliki kratic, na primer MB-LJ-MB ali pa opisna, na primer Ljubljana-Kranj-Ljubljana. Maksimalna dolžina polja za vnos šifre relacije je 40 znakov.
• Naziv relacije: z besedo lahko opišemo opis navedene relacije
• Prevoz KM: za konkretno šifro relacije vpišemo točno določeno število kilometrov. Lahko pa pustimo število kilometrov 0 in sami dopišemo kilometre za relacijo. V tem primeru predlagamo, da ima šifra relacije naziv Območje Gorenjske ali Območje Slovenije itd.

V primeru, da izberemo pri vnosu realizacije potnega naloga novo šifro relacije, nam program avtomatsko zapolni polje Relacija (z nazivom) in v polje Prevoženi kilometri vpiše definirane kilometre iz šifranta Relacij.