Knjiženje se izvaja preko dodatnega menija za potne naloge, ki so izpisani s potrditvijo (status 4). V primeru, da je vključena opcija podpisovanja obračuna potnih nalogov, mora biti dokument podpisan s strani vseh podpisnikov.

Knjiženje se izvede za dokument, ki ima vpisano pozicijo za realizacijo ali pozicijo za stroške nastale na službeni poti.

V primeru, da potni nalog ne vsebuje pozicije o realizaciji službene poti ali pozicije o stroških, pa izberemo postopek Arhiviranje brez realizacije.

Na maski za knjiženje imamo več zavihkov:

- Knjiženje: izberemo zaporedne številke nalogov, da ne knjižimo vsak nalog posebej ali pa izberemo omejitev obdobja. Na voljo je tudi takojšenj izpis temeljnice po knjiženju. 

- Izbor dokumentov: določene dokumente lahko odkljukamo in se ne bodo knjižili

- Nastavitve prenosa: zavihek je aktiven v primeru, da imamo vključeno takojšnje knjiženje s prenosom. V tem primeru moramo določiti simbol temeljnice in vnesemo poljuben opis, ni pa obvezno. Prenos zajema tudi prenos v saldakonte, za kar lahko izberemo dodatno še ali se prenos izvede v originalni devizi (XDEVIZA) ali v denarni enoti dokumenta. 

Če je konto obveznosti v na primer RSD, se ne sme izbrati prenos v EUR, ampak v originalni den. enoti. 

Prenos v Glavno knjigo se vedno izvede, ni ga mogoče izklopiti. Prenos se lahko izvede ob knjiženju ali preko menija Ostalo - naknaden prenos.

V Saldakonte se prenese samo, če imamo konto, definiran v šifrantu Tipi dokumentov, v Kontnem planu označen, da je saldakonten (SA=D). 

Plače 

Knjiženi potni nalogi se lahko uvozijo tudi v program Plače. Pogoj za uvoz v programu Plače je, da so v šifrantu Tipi dokumentov vpisani ključi. 
V primeru, da je eden od kontov označen v Kontnem načrtu kot "saldakontni" konto, pomoč na polju Ključ ne pokaže nobenega ključa.
Če se odločimo za uvoz podatkov v Plače, je obvezen vnos ključa na vseh postavkah!

- Načini knjiženja PS - OD - GK:

Ključi se vnesejo na posamezne tipe dokumentov v Potnih stroških. Na temeljnico v šifrantu Poročila in obrazci ne damo postavk iz potnih stroškov.

Ker se bodo podatki kontirali in prenesli v Glavno knjigo iz modula Potni stroški, ne smemo na temeljnico za plače dodati postavk za izplačilo potnih stroškov. Podatke iz potnih stroškov uvozimo v plače.

Konto 255 bo v Potnih stroških knjižen v GK v dobro. Pri knjiženju bančnega izpiska po izplačilu pa se obveznost zapre s knjižbo na kontu 255 v breme. 

PS 255 v dobro

PLP 255 v breme

- Način knjiženja PS - OD - SAK:

V primeru, da imamo konto označen kot "saldakonten " in da želimo delavcu izplačati znesek na TRR, istočasno pa potne stroške poročamo na REK-O in je viden ključ tudi na plačilni listi, so pravila naslednja: 

- v Ključi - vrste dela se vnese ključ ali več ključev, ki morajo obvezno biti označeni kot E - evidenčni neto zneski (polje Br\Ne\Po). To pomeni, da bodo zneski na tem ključu prikazani na plačilni listi in bodo v poročilu REK-O, ne bodo pa se pripravili plačilni nalogi v Plačah. 

- v šifrant Tipi dokumentov vnesemo ključ z oznako E. 

V tem primeru moramo v šifrant Partnerji vpisati delavčevo šifro delavca. 

Arhiviranje brez realizacije

Potni nalogi, ki so bili izdani za službeno pot, ki kasneje ni bila realizirana arhiviramo s postopkom desnega menija - arhivirano brez realizacije.

Dokument dobi status, ki preprečuje spremembo dokumenta. Ker ni nastalo nobenih stroškov, se tudi ne kreirajo knjižbe in dokument ni zajet v prenose v glavno knjigo, saldakonte.

Dodatni meni Vrnitev med neknjižene

Opcija menija je aktivna v primeru:
- da ima potni nalog status 4 - izpisan s potrditvijo
- da je potni nalog status 5 - knjižen.

Pri prenosu med neknjižene naloge se knjiženemu potnemu nalogu vrne status neknjiženega potnega naloga pod pogojem, da podatki niso bili preneseni v druga knjigovodstva.